とちぎSDGs その1

エルライズ株式会社では「とちぎSDGs」に参画し、サスティナブルな社会を作るため日々業務に取り組んでいます。今月から1年間、月に1度ブログにてSDGsの活動をご紹介します。

会社の書面はどう管理する？

皆さんは会社の書面をどのように管理していますか？多くの企業は紙を使っていることでしょう。しかし、保管の際ある工夫をすることでサスティナブルな生活を作ることができるのをご存知でしたか？
本記事では弊社のデジタル化の活動と、持続可能な社会の達成にむけた取り組みをご紹介します。

書面作成と保存はパソコンで

エルライズ株式会社ではSDGsの取り組みとして、書面は全て電子化して保存しています。会社で使用する議事録やノートは全てパソコンで作り、それらのデータは社内システムで保管をしています。これにより社員全員がいつでも情報を確認できるようになり、業務の効率化に成功しました。

書類を提出する際は印刷をしますが、その後スキャンをしてデータで整理をしています。手書きで署名をいただいたものも同様に電子化して保管することを心がけています。加えて、情報は全てデータで残すことを想定し、紙でしか残せない作り方は避けています。

今後の電子化への対策は、社員の雇用契約書はオンライン署名にすることを検討しています。

相手からいただいた書類は？

お客様や取引先で交わす契約書はペーパーで渡されることが多いため、その場合も全てスキャンをしてデジタル化しています。原則全ての書類そはデータで保存し、原本が必要なもの以外は紙で残さないようにしています。

デジタル化に取り組みはじめたきっかけ

代表の川田がとあるお客様のところへ出向いた際、コピー用紙が山積みになっていることに加えて、メールなども印刷してファイリングしていることに気づきました。これを機にパソコンと自分が作ったシステム、アプリを最大限に活用し、ペーパーレス化に貢献することを決意しました。
DX化の一環としてしてエルライズでは、営業活動ではホームページを作成し、インターネットを駆使して情報を発信しています。

SDGsにどのように貢献できるか

紙を作る際には材料となる木材を伐採しますが、これは環境破壊を加速させるリスクがあります。また、地球上の木は二酸化炭素を吸収してくれるため、地球温暖化の抑制のために伐採せずある程度の数を確保することが重要です。

また、不要になった書面を廃棄するときは、ゴミとして燃やして処分をします。その際に煙やガスが出ることで、空気の汚染につながります。また、灰を埋め立てることから大地の環境破壊についても考えなければなりません。弊社はホームページとシステム、アプリを駆使したデジタル化で廃棄物を減らし、SDGsの13番「気候変動に具体的な対策を」の目標に達成するように日々を過ごしています。

また、紙を生産する際は木材の伐採、加工、流通と多くの方々が関わっています。安易に消費しないためにも、最低限の数を使用し、それ以外は電子化することでSDGsの12番「つくる責任　つかう責任」の目標に貢献してまいります。

エルライズでできること

エルライズ株式会社ではホームページ作成、システム・アプリ開発でお客様のデジタル化を支援しています。今まで配っていたチラシをホームページに変えるだけでも、ペーパーレスに大きくつながります。また、社内で使用している出勤簿や議事録をアプリやシステムで電子化することも可能です。興味のある方はぜひご連絡ください。

いかがだったでしょうか。次回のSDGsへの取り組みは12月にご紹介します。お楽しみに！